الفصل الثاني

حملة تخفيف الأوراق:
لكي نركز على الأشياء المهمة علينا أن نتخلص من الأشياء قليلة المردود، ولكن قد نكون نحن السبب في تجمع الأوراق لدينا بكثافة، فأسلوبنا في العمل هو السبب في تراكم هذه الأوراق بقولنا أرسل لنا نسخة من الخطة أو التقرير...، لذلك ضع لائحة تحدد فيها ضوابط إرسال الورق منك وإليك.
إن تخفيف الورق يعني تخفيف التكلفة وتحسين الإنتاجية والمعنويات.
التعامل الفعال مع الأوراق:
يجب أن نتعامل مع أية ورقة تصل إلينا مرة واحدة فقط حتى لا يضيع وقتنا بأمور متكررة.
اختبار الحصبة:
هذه التقنية تتمثل في التعامل السريع مع أية ورقة تصلنا، وذلك بوضع نقطة حمراء كلما اطلعنا أو تناولنا ورقة، وإذا وجدنا نهاية الأسبوع تفشي الحصبة (النقاط الحمراء) في الأوراق فهذا مؤشر على ضرورة تغيير عاداتنا التي تسلبنا وقتنا الثمين. إن التردد في التعامل مع الأوراق بصورة فعالة يؤدي إلى تراكم أكوام من الأوراق غير المنجزة، ويصبح المكتب غير المنظم، والذي يؤدي إلى:
إنتاج أقل
ضياع الفرص
بحث جنوني عن المعلومات المفقودة
ساعات عمل طويلة
معنويات منخفضة
أزمات غير متوقعة.
تقنية الرافت ( RAFA)
وهذه التقنية تنقذك من الغرق في بحر الأوراق وتعني :
01 تحويلها أو إحالتها أو توجيههاRefer it :
أو
02 نعمل عليها والبت فيها : Act on it
أو
03وضعها في الملف المناسب: File it
أو
04 التخلص منها في سلة المهملات: Throw it a way
نستفيد مما سبق أن يكون لدينا تنظيم أكثر لأوراقنا، وأن يكون لدينا مكان لكل شيء، وأن يوضع كل غرض في مكانه المناسب له.
التوثيق الفعَّال:
من الأهمية بمكان ألا يكون هدف ترتيب الملفات هو إبعاد الأوراق عن النظر فحسب بل إلى كيفية إيجادها عند الحاجة إليها.
تنظيف الملفات:
وذلك بالتخلص من كومة الأوراق المتكدسة في الملفات التي غالباً ما نحتفظ بها لتوهمنا بالرجوع إليها مستقبلاً مع أنها محفوظة في مكان آخر !!، لذا علينا ألا نتردد في تنظيف ملفاتنا من الأوراق التي :
01 لن نعود إليها أبداً.
02 ما يمكن إيجاده في مكان آخر.
03 ما يقل مردودها.
وبهذه الطريقة سوف يقل حجم ملفاتنا بنسبة خمسين بالمئة.
إعادة تنظيم الملفات:
تنظيم الملفات يساعدنا في الوصول إلى المعلومات بشكل سريع. إذا نسي المرء أن يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه أبداً.
يمكنك إعادة تنظيم ملفاتك حسب الموضوع أو الأبجدية أو التاريخ أو اللون أو الموقع الجغرافي أو وفق الأرقام، لا شك أن هذه الطرق ستجعلنا نقلل من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات أو يتلاشى نهائياً. كل ذلك بقرارك أنت!!